Informationen zum Hinweismanagementsystem der
Stadtwerke Köln GmbH

Stand: Juni 2022
 

Das Erscheinungsbild der Stadtwerke Köln GmbH in der Öffentlichkeit wird wesentlich durch das Auftreten, Handeln und Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie jedes anderen Repräsentanten bestimmt. Bei uns gelten konkrete Richtlinien oder Grundsätze zum korrekten Verhalten im geschäftlichen Verkehr und bei Ausübung der unternehmerischen Tätigkeit, welche die gesetzlichen Vorgaben ergänzen oder konkretisieren.

Die Beachtung der gesetzlichen Vorschriften und betrieblichen Richtlinien haben eine hohe Bedeutung; daher haben wir auch ein großes Interesse, von eventuellen Verstößen Kenntnis zu erlangen.

Hinweismanagement
Berechtigte Hinweise hierauf sind uns daher willkommen und finden Beachtung. Die Hinweise können eingetretene oder drohende Verstöße als auch Verdachtsfälle betreffen. Jedermann und damit namentlich gerade auch den Mitarbeitenden des Unternehmens sowie unternehmensnahen Externen wie insbesondere Kunden, Vertragspartnern oder Wettbewerbern ist die Angabe solcher Hinweise an das Unternehmen möglich. Dabei haben  wir einenbesonderen Meldeweg eingerichtet unter Beteiligung eines externen Ombudsmannes, Es gilt ergänzend  ein geregeltes Verfahren für die Bearbeitung von Hinweisen, so dass wir insgesamt ein System geschaffen haben, welches dem Schutz der Hinweisgeber und der Objektivität, Ernsthaftigkeit und Angemessenheit der Hinweisprüfung dient.  

Ombudsmann
Der Ombudsmann fungiert als interne Meldestelle und garantiert in dieser Funktion die Vertraulichkeit der Identität eines Hinweisgebenden, soweit der Hinweisgebende auf diesen Schutz nicht ausdrücklich aufgrund unbeeinflusster eigener Entscheidung verzichtet. Als Ombudsmann wurde ein erfahrener und fachlich geeigneter anwaltlicher Ansprechpartner außerhalb der Stadtwerke Köln GmbH ausgewählt.

Er nimmt Hinweise in jeder Form entgegen, wobei die Möglichkeit besteht, durch persönliche Gespräche mit dem Hinweisgebenden eventuelle Hinweislücken zu schließen und eine erste eigene, objektive und damit unternehmensunabhängige Bewertung eines Hinweises besser vornehmen zu können. Er ist für jeden Hinweisgebenden der vertrauliche Ansprechpartner, und die Gespräche zwischen Ombudsmann und Hinweisgebenden können unbelastet und offen geführt werden. Nach Abschluss des Kontaktes mit einem Hinweisgebenden gibt der Ombudsmann dann den Hinweis (ggf. in anonymisierter Form, s.o.) mit seiner Bewertung an das Compliance-Komitee der Stadtwerke Köln GmbH zur weiteren Bearbeitung. Über deren Verlauf ist der Ombudsmann zu informieren, so dass er seinerseits wiederum den Hinweisgebenden entsprechend unterrichten kann. Eine schematische Darstellung des Meldeweges über den Ombudsmann ist dieser Information angehängt.

Soweit ein Hinweisgebender gegenüber dem Unternehmen anonym bleiben möchte, sollte er diesen Meldeweg wählen. Hinweise an andere Unternehmensstellen wie zB. den Compliance-Beauftragten sind willkommen und deren seriöse und objektive Bearbeitung ist sichergestellt, doch kann, soweit der Hinweis nicht selbst bereits anonym erfolgt, die Wahrung der Anonymität eines Hinweisgebenden nicht zugesagt werden.

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Als Ombudsmann wurde der Rechtsanwalt Dr. Lutz Nepomuck bestellt.
Er ist über die Telefonnummer 0221.975858-285 oder mobil 0173.3239723 sowie per E-Mail Ombudsmann.StadtwerkeKoelnKonzern@gazeas.de zu erreichen.

Compliance-Beauftragte ist
Frau Dr. Nicole Schröder
Tel. (0221) 178 - 29 40
E-Mail: n.schroeder@stadtwerkekoeln.de

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Compliance-Komitee

Das Compliance-Komitee der Stadtwerke Köln GmbH wird aus dem Abteilungsleiter ‚Personal und Organisation’, dem Abteilungsleiter ‚Recht und Versicherungen’ und dem Abteilungsleiter ‚Konzernrevision’ sowie dem Compliance-Beauftragten gebildet. Das Compliance-Komitee hat die Aufgabe, Sachverhalte, die durch den Ombudsmann als relevant bewertet wurden, von diesem mit dessen Erstbewertung entgegenzunehmen, bei Bedarf den Sachverhalt näher zu erforschen und der Geschäftsführung eine objektive Bewertung ggf. mit Handlungsempfehlungen vorzulegen. Der Ombudsmann wird über das Ergebnis informiert. Das Compliance-Komitee übernimmt aber auch die Bearbeitung und Bewertung von Hinweisen, die dem Unternehmen ohne Einschaltung des Ombudsmannes bekannt werden, soweit es sich um Hinweise auf schwerwiegende Verstöße gegen Compliance-Vorgaben handelt.

Auskünfte

Weitergehende Fragen zur Compliance-Organisation der Stadtwerke Köln GmbH beantwortet Ihnen gerne der Compliance-Beauftragte der Stadtwerke Köln.