SEHR GEEHRTE DAMEN UND HERREN,

der Aufsichtsrat hat im Berichtszeitraum die ihm nach Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung obliegenden Aufgaben unter Beachtung des Public Corporate Governance Kodex der Stadt Köln (PCGK Köln) wahrgenommen. Er hat den Vorstand entsprechend den ihm nach Gesetz und Satzung zugewiesenen Aufgaben regelmäßig beraten und sich von der Zweck- und Ordnungsmäßigkeit sowie der Wirtschaftlichkeit der Unternehmensführung überzeugt. Er ist vom Vorstand regelmäßig über den Gang der Geschäfte, die beabsichtigte Geschäftspolitik, grundsätzliche Fragen der zukünftigen Geschäftsführung und der strategischen Grundausrichtung, über die Lage und Entwicklung der Gesellschaft sowie über bedeutsame Geschäftsvorfälle eingehend schriftlich und mündlich unterrichtet worden und hat mit dem Vorstand hierüber beraten.

Der Aufsichtsratsvorsitzende stand mit dem Vorstand in ständigem Kontakt. Somit konnten wichtige Fragen der strategischen Ausrichtung, der Geschäftsentwicklung, des Risikomanagements sowie zu aktuell anstehenden Entwicklungen unverzüglich erörtert werden. Der Aufsichtsrat hat ferner den Compliance-Bericht zur Kenntnis genommen. Der Bericht enthält grundsätzlich eine Zusammenfassung des Organisationsstandes, die Mitteilung über die eingerichteten Instrumentarien, einen Ausblick auf weitere Optimierungsaufgaben sowie den Report über konkrete Compliance-Vorfälle. Im Berichtszeitraum wurden keine Verstöße gegen Compliance-Vorschriften festgestellt.

Die Mitglieder des Aufsichtsrates sind nach einer Empfehlung im PCGK Köln gehalten, gegenüber dem Aufsichtsrat etwaige Interessenkonflikte offenzulegen. Dieser berichtet über offengelegte Interessenkonflikte sowie deren Behandlung in der Hauptversammlung. Im abgelaufenen Geschäftsjahr wurden Interessenkonflikte nicht bekannt.

Beratungsschwerpunkte

Im Geschäftsjahr 2018 haben vier turnusmäßige Sitzungen des Aufsichtsrates am 15. März, 21. Juni, 6. September und 6. Dezember sowie eine außerordentliche Sitzung des Aufsichtsrates am 16. Januar stattgefunden.

Gegenstand der Beratungen und Beschlussfassungen des Aufsichtsrates waren im Berichtszeitraum vor allem folgende Themen:

• die wirtschaftliche Lage des Unternehmens
• die Gründung einer Betreibergesellschaft durch die neska Schiffahrts- und Speditionskontor GmbH mit der Hupac AG im Terminal Nord in Köln-Niehl
• ein Sachstandsbericht des Datenschutzbeauftragten zur Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
• der Verkauf von Teilflächen aus Schienengrundstücken in Brühl-Badorf
• die Änderung der Geschäftsordnung für den Vorstand
• die Wahl eines Aufsichtsratsvorsitzenden
• die Wahl von Ausschussmitgliedern
• weitere Personalangelegenheiten.

Der Vorstand berichtete außerdem regelmäßig über die Geschäftsentwicklungen der RheinCargo GmbH & Co. KG. Der Aufsichtsrat hat sich zudem regelmäßig über die weiteren Beteiligungen der Gesellschaft informiert.

In der Sitzung am 21. Juni 2018 hat der Aufsichtsrat den Jahresabschluss und Lagebericht 2017 ausführlich beraten und gebilligt.  

Den Wirtschaftsplan 2019 mit den wesentlichen Daten für die Erfolgs-, Investitions- und Personalplanung hat der Aufsichtsrat in seiner Sitzung am 6. Dezember 2018 nach ausführlicher Beratung beschlossen.

Auch im Berichtsjahr 2018 hat sich der Aufsichtsrat bei der Ausübung seiner Überwachungsfunktion an den Regelungen und Empfehlungen des PCGK Köln orientiert, um die Transparenz und Effizienz bei kommunalen Beteiligungen weiter nachhaltig zu verbessern. Nach pflichtgemäßer Prüfung hat der Aufsichtsrat am 21. Juni 2018 – gemeinsam mit dem Vorstand – auch für das vergangene Geschäftsjahr eine vollständige Anwendungserklärung für den PCGK Köln abgegeben.

Ausschuss des Aufsichtsrates

Der am 13. Juli 1992 gebildete Ständige Ausschuss des Aufsichts­rates der Häfen und Güterverkehr Köln AG hat im Geschäftsjahr 2018 siebenmal getagt. Die Mitglieder des Ausschusses wurden über wichtige Geschäftsvorgänge unterrichtet, haben sich mit der Weiter­entwicklung der Unternehmensstrategie befasst und haben die Sitzungen des Aufsichtsrates vorberaten. Mitglieder des Vorstandes nahmen an den Ausschusssitzungen regelmäßig teil, sofern sie nicht selbst betroffen waren.

Jahresabschlussprüfung

Der vom Vorstand aufgestellte Jahresabschluss und der Lagebericht für das Geschäftsjahr 2018 sind von dem von der Hauptversammlung gewählten und vom Aufsichtsrat beauftragten Abschlussprüfer, der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Köln, geprüft und mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen worden.

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Lagebericht seinerseits geprüft. Der Bericht des Abschlussprüfers ist dem Aufsichtsrat durch den Aufsichtsratsvorsitzenden ausgehändigt worden. Der Bericht wurde in die Aussprache und Prüfung des Jahresabschlusses einbezogen. Der Abschlussprüfer hat an den Beratungen des Aufsichtsrates über den Jahresabschluss 2018 am 13. Juni 2019 teilgenommen, über die wesent­lichen Ergebnisse seiner Prüfung berichtet und für Erläuterungen zur Verfügung gestanden.

Der Aufsichtsrat hat von dem Prüfungsergebnis Kenntnis genommen. Nach dem abschließenden Ergebnis seiner Prüfungen sind Einwendungen nicht zu erheben.

Die Darstellung und Beurteilung der Lage der Gesellschaft, insbesondere die Darstellung und Einschätzung des Risikoszenarios, die der Vorstand im Lagebericht abgibt, teilt der Aufsichtsrat.

Der Aufsichtsrat billigt den Jahresabschluss zum 31. Dezember 2018 und empfiehlt in Übereinstimmung mit dem Vorstand dessen Feststellung durch die Hauptversammlung. Der Aufsichtsrat schließt sich dem Vorschlag des Vorstandes über die Verwendung des Bilanz­gewinns an.

Veränderungen im Aufsichtsrat

Im Aufsichtsrat der Häfen und Güterverkehr Köln AG gab es folgende Veränderungen:

Herr Reiner Pier ist am 6. Mai 2018 verstorben. Herr Josef Henseler ist für ihn in den Aufsichtsrat als Ersatzmitglied am 6. Mai 2018 nachgerückt. Herr Jörg van Geffen ist zum 6. September 2018 aus dem Gremium ausgeschieden. Herr Dr. Stephan Keller wurde in der Hauptversammlung am 6. Dezember 2018 in den Aufsichtsrat gewählt.

Der Aufsichtsrat bedankt sich bei dem verstorbenen und bei dem ausgeschiedenen Mitglied für die vertrauensvolle Zusammenarbeit und die Leistungen im Gremium zum Wohle des Unternehmens.

Für die im Geschäftsjahr 2018 erbrachten Leistungen, für ihren Einsatz und die erfolgreiche Arbeit spricht der Aufsichtsrat dem Vorstand, den leitenden Angestellten, dem Betriebsrat und allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Häfen und Güterverkehr Köln AG seinen Dank aus.

Köln, im Juni 2019

Der Vorsitzende des Aufsichtsrates

Michael Zimmermann