Compliance-Management-System
Die Stadtwerke Köln GmbH hat im Jahr 2013 gemeinsam mit ihren unmittelbaren Beteiligungsgesellschaften ein konzernweites Compliance-Management-System (CMS) für ausgewählte Compliance-Bereiche mit Konzernbezug geschaffen. Die Bestimmung dieser Compliance-Bereiche erfolgte auf der Grundlage einer Risikoanalyse und erfasst die unternehmerischen Betätigungen, bei denen ein Regelverstoß zu besonders hohen materiellen oder immateriellen Schäden führen kann oder strafrechtlich relevant ist.
Zum Kern dieses Systems gehören eine dezentrale Compliance-Struktur, die die Verantwortlichkeit für die Einhaltung der gesetzlichen unternehmensinternen Bestimmungen primär bei den einzelnen Konzerngesellschaften belässt, die Installation spezieller Prozesse und betrieblicher Regelungen sowie ein transparentes Berichtswesen, das der Unternehmensleitung und dem Aufsichtsrat sowohl der jeweiligen Gesellschaft als auch der SWK einmal jährlich Informationen über das CMS gibt. Die Geschäftsjahre ab 2014 unterliegen dieser Berichterstattung.
Die von den Unternehmen ernannten Compliance-Beauftragten nehmen ihre Aufgaben kontinuierlich wahr. Sie treffen sich zu einem Erfahrungsaustausch im Compliance-Board. Zur Entgegennahme von Hinweisen auf eventuelle korruptionsrelevante Verstöße durch Hinweisgeber, die anonym bleiben möchten, steht ein externer anwaltlicher Ombudsmann zur Verfügung. Die interne Bearbeitung von Hinweisen, insbesondere über den Ombudsmann, übernehmen in den Unternehmen jeweils die dortigen Compliance- oder Risiko-Komitees. Die Komitees gehen auf der Grundlage transparenter Regelungen Hinweisen auf korruptionsrelevante Regelverstöße objektiv nach und erstellen Handlungsempfehlungen für die Unternehmensleitung.
Das CMS wird im Intranet für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ausführlich dargestellt. Alle Compliance-Regelungen sowie die für die tägliche Praxis erforderlichen Formulare sind dort abrufbar. Die Homepages der Unternehmen enthalten einen deutlichen Hinweis auf die Person und die Aufgaben des Ombudsmannes. Das CMS wird unter Berücksichtigung der jeweils geltenden fachlichen Standards bedarfsgerecht weiterentwickelt. So gilt in den Konzerngesellschaften mittlerweile ein gemeinschaftlich erarbeiteter Compliance-Leitfaden, der die Entwicklung des CMS, die grundsätzlichen Wertentscheidungen sowie die Prozesse und Organisationseinheiten zusammenfassend darstellt.