der Aufsichtsrat hat im Berichtszeitraum die ihm nach Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung obliegenden Aufgaben unter Beachtung des Public Corporate Governance Kodex der Stadt Köln (PCGK Köln) wahrgenommen. Er hat den Vorstand entsprechend den ihm nach Gesetz und Satzung zugewiesenen Aufgaben regelmäßig beraten und sich von der Zweck- und Ordnungsmäßigkeit sowie der Wirtschaftlichkeit der Unternehmensführung überzeugt. Er ist vom Vorstand regelmäßig über den Gang der Geschäfte, die beabsichtigte Geschäftspolitik, grundsätzliche Fragen der zukünftigen Geschäftsführung und der strategischen Grundausrichtung, über die Lage und Entwicklung der Gesellschaft sowie über bedeutsame Geschäftsvorfälle eingehend schriftlich und mündlich unterrichtet worden und hat mit dem Vorstand hierüber beraten.
Der Aufsichtsratsvorsitzende sowie nach der Neuwahl die Aufsichtsratsvorsitzende standen mit dem Vorstand in ständigem Kontakt. Somit konnten wichtige Fragen der strategischen Ausrichtung, der Geschäftsentwicklung, des Risikomanagements sowie zu aktuell anstehenden Entwicklungen unverzüglich erörtert werden. Der Aufsichtsrat hat ferner den Compliance-Bericht zur Kenntnis genommen. Der Bericht enthält grundsätzlich eine Zusammenfassung des Organisationsstandes, die Mitteilung über die eingerichteten Instrumentarien, einen Ausblick auf weitere Optimierungsaufgaben sowie den Report über konkrete Compliance-Vorfälle. Im Berichtszeitraum wurden keine Verstöße gegen Compliance-Vorschriften festgestellt.
Die Mitglieder des Aufsichtsrates sind nach einer Empfehlung im PCGK Köln gehalten, gegenüber dem Aufsichtsrat etwaige Interessenkonflikte offenzulegen. Dieser berichtet über offengelegte Interessenkonflikte sowie deren Behandlung in der Hauptversammlung. Im abgelaufenen Geschäftsjahr wurden Interessenkonflikte nicht bekannt.
Die im Jahr 2020 neu gewählten Räte der Stadt Köln sowie des Rhein-Erft-Kreises haben der Hauptversammlung der Häfen und Güterverkehr Köln AG Vorschläge für die Wahl von acht kommunalen Anteilseignervertretern der Stadt Köln sowie zwei kommunalen Anteilseignervertretern des Rhein-Erft-Kreises in den Aufsichtsrat unterbreitet. Die Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat haben der Hauptversammlung der Häfen und Güterverkehr Köln AG einen personenidentischen Vorschlag unterbreitet. Die Hauptversammlung hat am 22. Dezember 2020 die vorgeschlagenen Anteilseignervertreter in den Aufsichtsrat gewählt.
Beratungsschwerpunkte
Im Geschäftsjahr 2020 haben vier turnusmäßige Sitzungen des Aufsichtsrates am 19. März, 26. Mai, 20. August und 26. November sowie sechs außerordentliche Sitzungen des Aufsichtsrates am 30. Januar, 9. März, 30. März, 27. April und am 22. Dezember (zwei Sitzungen) stattgefunden.
In den außerordentlichen Sitzungen am 9. März, 30. März und 27. April hat sich der Aufsichtsrat jeweils gemeinsam mit dem Aufsichtsrat der Stadtwerke Köln GmbH eingehend mit dem Erwerb einer Binnenschifffahrts-Gruppe und der Gründung einer Holdingstruktur zur Eingliederung dieser Gruppe in die HGK-Gruppe beschäftigt und Beschlüsse dazu gefasst.
Gegenstand der Beratungen und Beschlussfassungen des Aufsichtsrates waren im Berichtszeitraum darüber hinaus folgende Themen:
Der Vorstand berichtete außerdem regelmäßig über die Geschäftsentwicklungen der RheinCargo GmbH & Co. KG. Der Aufsichtsrat hat sich zudem regelmäßig über die weiteren Beteiligungen der Gesellschaft informiert.
In der Sitzung am 26. Mai 2020 hat der Aufsichtsrat den Jahresabschluss und Lagebericht 2019 ausführlich beraten und gebilligt.
Den Wirtschaftsplan 2021 mit den wesentlichen Daten für die Erfolgs-, Investitions- und Personalplanung hat der Aufsichtsrat in seiner Sitzung am 26. November 2020 nach ausführlicher Beratung beschlossen.
Der Aufsichtsrat hat sich regelmäßig über bestehende Risiken und das Risikomanagement der Gesellschaft, insbesondere im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie, informiert.
Auch im Berichtsjahr 2020 hat sich der Aufsichtsrat bei der Ausübung seiner Überwachungsfunktion an den Regelungen und Empfehlungen des PCGK Köln in der im Jahr 2012 vom Rat der Stadt Köln beschlossenen Fassung orientiert, um die Transparenz und Effizienz bei kommunalen Beteiligungen weiter nachhaltig zu verbessern. Nach pflichtgemäßer Prüfung kann der Aufsichtsrat – gemeinsam mit dem Vorstand – auch für das vergangene Geschäftsjahr eine vollständige Anwendungserklärung für den PCGK Köln abgeben.
Ausschuss des Aufsichtsrates
Der am 13. Juli 1992 gebildete Ständige Ausschuss des Aufsichtsrates der Häfen und Güterverkehr Köln AG hat im Geschäftsjahr 2020 fünfzehnmal getagt. Die Mitglieder des Ausschusses wurden über wichtige Geschäftsvorgänge unterrichtet, haben sich mit der Weiterentwicklung der Unternehmensstrategie befasst und die Sitzungen des Aufsichtsrates vorberaten. Mitglieder des Vorstandes nahmen an den Ausschusssitzungen regelmäßig teil, sofern sie nicht selbst betroffen waren.
Jahresabschlussprüfung
Der vom Vorstand aufgestellte Jahresabschluss und der Lagebericht für das Geschäftsjahr 2020 sind von dem von der Hauptversammlung gewählten und vom Aufsichtsrat beauftragten Abschlussprüfer, der KPMG AG, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Köln, geprüft und mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen worden.
Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Lagebericht seinerseits geprüft. Der Bericht des Abschlussprüfers ist dem Aufsichtsrat durch die Aufsichtsratsvorsitzende ausgehändigt worden. Der Bericht wurde in die Aussprache und Prüfung des Jahresabschlusses einbezogen. Der Abschlussprüfer hat an den Beratungen des Aufsichtsrates über den Jahresabschluss 2020 am 8. Juni 2021 teilgenommen, über die wesentlichen Ergebnisse seiner Prüfung berichtet und für Erläuterungen zur Verfügung gestanden.
Der Aufsichtsrat hat von dem Prüfungsergebnis Kenntnis genommen. Nach dem abschließenden Ergebnis seiner Prüfungen sind Einwendungen nicht zu erheben.
Die Darstellung und Beurteilung der Lage der Gesellschaft, insbesondere die Darstellung und Einschätzung des Risikoszenarios, die der Vorstand im Lagebericht abgibt, teilt der Aufsichtsrat.
Der Aufsichtsrat billigt den Jahresabschluss zum 31. Dezember 2020 und empfiehlt in Übereinstimmung mit dem Vorstand dessen Feststellung durch die Hauptversammlung.
Der Aufsichtsrat schließt sich dem Vorschlag des Vorstandes über die Verwendung des Bilanzgewinns an.
Veränderungen im Aufsichtsrat
Im Aufsichtsrat der Häfen und Güterverkehr Köln AG gab es unter anderem aufgrund der Wahl der Anteilseignervertreter am 22. Dezember 2020 mehrere Veränderungen.
Herr Dr. Stephan Keller legte mit Wirkung zum 31. Oktober 2020 sein Mandat nieder.
Ausgeschieden sind im Zuge der Wahl am 22. Dezember 2020 Herr Jörg Frank, Herr Lino Hammer, Herr Thomas Hegenbarth, Frau Birgitta Nesseler-Komp, Herr Jochen Ott, Herr Dr. Jürgen Strahl und Herr Michael Zimmermann.
In die Mandate der ausgeschiedenen Aufsichtsratsmitglieder sind gewählt worden: Frau Teresa De Bellis-Olinger, Frau Susana dos Santos Herrmann, Herr Manfred Giesen, Herr Klaus Hebert-Okon, Herr Lukas Lorenz, Herr Dr. David Lutz, Herr Dirk Michel und Herr William Wolfgramm. Die Vorsitzende des Aufsichtsrates wurde am 22. Dezember 2020 in ihr Amt gewählt.
Der Aufsichtsrat bedankt sich bei den ausgeschiedenen Mitgliedern für die vertrauensvolle Zusammenarbeit im Gremium zum Wohle des Unternehmens.
Für die im Geschäftsjahr 2020 erbrachten Leistungen, für ihren Einsatz und die erfolgreiche Arbeit spricht der Aufsichtsrat dem Vorstand, dem Betriebsrat und allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern seinen Dank aus.
Köln, im Juni 2021
Die Vorsitzende des Aufsichtsrates
Susana dos Santos Herrmann