Logo SWK GmbH

Stadtwerke Köln GMBH

Nachhaltigkeitsbericht 2016

Kontrolle: Sicherung rechtlich einwandfreien Verhaltens

Kontrollmechanismen sichern Unternehmenserfolg

Eine wesentliche Voraussetzung für den Unternehmenserfolg und nachhaltiges Wirtschaften ist das gesetzestreue und korrekte Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Daher haben die Konzern­gesellschaften ein System von ethischen und rechtlichen Standards sowie organisatorische Kontroll­mechanismen eingerichtet, die die Einhaltung guter Unternehmensführung und einer integrierten Unternehmensentwicklung und -steuerung gewährleisten.

Integraler Bestandteil dieses Kontrollsystems ist der Public Corporate Governance Kodex (PCGK) der Stadt Köln. Dieser Kodex definiert Standards zur Steigerung der Effizienz, Transparenz und Kontrolle bei den kommunalen Unternehmen der Stadt Köln, um eine gute Unternehmensführung zu gewährleisten. 

Er soll dazu dienen, 

  • das öffentliche Interesse und die Ausrichtung der Unternehmen am Gemeinwohl durch eine Steigerung der Transparenz und Kontrolle abzusichern, 
  • durch mehr Öffentlichkeit und Nachprüfbarkeit das Vertrauen in Entscheidungen aus Verwaltung und Politik zu erhöhen, 
  • Standards für das Zusammenwirken aller Beteiligten (Rat der Stadt Köln, Stadtverwaltung und Beteiligungsgesellschaften) festzulegen und zu definieren,
  • eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Unternehmensleitung zu fördern und zu unterstützen,
  • den Informationsfluss zwischen Beteiligungsunternehmen und -verwaltung zu verbessern, um die Aufgabenerfüllung im Sinne eines Beteiligungscontrollings zu erleichtern. 

  • DNK 7: Kontrolle 

Freiwillige Verpflichtung zum Public Corporate Governance Kodex der Stadt Köln

2013 haben sich die Konzerngesellschaften freiwillig den Bestimmungen des PCGK verpflichtet. Sie dokumentieren die Grundlagen ihrer Unternehmensführung sowie die Orientierung der Gesellschaften sowohl am wirtschaftlichen Erfolg als auch am Gemeinwohl, um sicherzustellen, dass bei der Leitung, Steuerung und Überwachung der Unternehmen insbesondere auch die öffentlichen Belange berücksichtigt werden. 

Jährlich berichten die SWK-Unternehmen an ihre Anteilseignerin, die Stadt Köln, über die Corporate Governance des Unternehmens und insbesondere über eventuelle Abweichungen von den Empfehlungen des Kodexes. In ihren aktuellen Berichten bestätigen die SWK-Unternehmen, dass auch im vergangenen Geschäftsjahr weder nennenswerte Verstöße gegen Gesetze noch gegen interne Verhaltensrichtlinien festgestellt wurden. Dieser Bericht wird als Corporate-Governance-Bericht im Zusammenhang mit dem Beteiligungsbericht der Stadt Köln veröffentlicht.

Zu den Forderungen des PCGK an die Unternehmensführung gehören unter anderem auch die Einrichtung verschiedener interner Kontrollsysteme, etwa ein angemessenes Risikomanagement und Risikocontrolling sowie ein wirksames Revisionskontrollsystem – Kontrollsysteme, über die die Konzerngesellschaften seit langem verfügen. 

Risikomanagementsystem

Mit der Einrichtung und Dokumentation eines Risikomanagementsystems (RMS) folgen die SWK-Unter­nehmen nicht allein einer gesetzlichen Verpflichtung. Vielmehr ist ein Risikomanagementsystem ein unverzichtbares Instrument einer integrierten Unternehmensentwicklung und -steuerung. Schließlich ist das Eingehen von Risiken bei der Ausübung unternehmerischer Tätigkeit unabdingbare Voraussetzung für den Geschäftserfolg. Gleichzeitig sind die Rahmenbedingungen für unternehmerisches Handeln im 21. Jahrhundert deutlich komplexer und volatiler geworden. Vor diesem Hintergrund ist neben der frühzeitigen Risikoerfassung und -bewertung der bewusste Umgang mit Risiken im Sinne einer maßnahmen­orientierten Steuerung zentraler Bestandteil des RMS im Stadtwerke Köln Konzern.

Zum 1. Januar 2011 hat die SWK-Geschäftsführung die „Konzernrichtlinie Risikomanagement für die Stadtwerke Köln GmbH“ in Kraft gesetzt, nach der sämtliche in den Konzernabschluss einbezogene Tochterunternehmen der SWK berichten. Das RMS bei der SWK und ihren Tochterunternehmen erfolgt nach verbindlich vorgegebenen Grundsätzen, Verantwortlichkeiten, Inventur-, Bewertungs- und Berichtsprozessen. Auf der Basis des geltenden RMS werden konzernweit alle relevanten Risiken regelmäßig identifiziert, bewertet, einer Eintrittswahrscheinlichkeit zugeordnet und geplante Maßnahmen zur Risikoreduzierung oder -eliminierung aufgezeigt.

Ein weiteres wesentliches Element des verankerten Regel- und Kontrollsystems ist die Interne Revision der Stadtwerke Köln GmbH (Konzernrevision), die die Geschäftsführung der SWK sowie die Leitungen der Konzernunternehmen durch unabhängige und objektive Prüfungs- und Beratungsleistungen unterstützt. 

Konzernrevision

Die zertifizierte Konzernrevision zielt in ihrer Tätigkeit auf die Verbesserung von Geschäftsprozessen und Projekten im Hinblick auf Effektivität und Effizienz. Sie trägt zur guten Unternehmensführung bei, indem sie Führungs- und Überwachungssysteme wie das Risikomanagement, das interne Kontrollsystem und das Controlling auf Wirksamkeit und Effizienz beurteilt und bei Bedarf Optimierungen anstößt. 

Neben der Effizienz sind das Erreichen der Unternehmensziele, der Schutz des Betriebsvermögens, die Verlässlichkeit der betrieblichen Daten sowie die Einhaltung interner und externer Regelungen wichtige Prüfungs- und Beratungsziele. 

Compliance-Management-System

Zudem ist Compliance im Stadtwerke Köln Konzern zu einem organisatorischen und inhaltlichen Standard guter Unternehmensführung in Ergänzung der bereits bestehenden internen Kontrollsysteme geworden. Schließlich wird das Erscheinungsbild der Konzernunternehmen in der Öffentlichkeit wesentlich durch das Auftreten, Handeln und Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie jedes anderen Repräsentanten bestimmt.

2013 hat die Stadtwerke Köln GmbH gemeinsam mit ihren unmittelbaren Beteiligungsgesellschaften ein konzernweites Compliance-Management-System (CMS) für ausgewählte Compliance-Bereiche mit Konzernbezug geschaffen. Die Bestimmung dieser Bereiche erfolgte auf der Grundlage einer Risiko­analyse und erfasst die unternehmerischen Betätigungen, bei denen ein Regelverstoß zu besonders hohen materiellen oder immateriellen Schäden führen kann oder strafrechtlich relevant ist. Diese sind:

  • allgemeine Korruptionsrisiken,
  • Umgang mit Amtsträgern,
  • Spenden/Sponsoring,
  • Konflikte zwischen privaten und unternehmerischen Interessen,
  • Vergabeverfahren,
  • Datenschutz,
  • kartell- und wettbewerbsrechtliche Risiken,
  • Steuerangelegenheiten, soweit die SWK als Organträger betroffen ist.

Das Compliance-Management-System im SWK-Konzern ist dezentral organisiert, das heißt, die Verantwortlichkeit für die Einhaltung der gesetzlichen unternehmensinternen Bestimmungen liegt primär bei den einzelnen Konzerngesellschaften. 

  • DNK 20: Gesetzes- und richt­linienkonformes Verhalten

Einhaltung der gesetzlichen und betrieblichen Regelungen

Das Compliance-Management-System umfasst die Einhaltung der für das unternehmerische Handeln relevanten gesetzlichen und unternehmensinternen Regelungen. Somit betrifft Compliance nicht allein gesetzestreues Verhalten, sondern auch die Konformität mit betrieblichen Regelungen. Das CMS enthält grundlegende Verhaltensanforderungen zur Beachtung der gesetzlichen Vorschriften, wobei die Bekämpfung von Korruption einen hohen Stellenwert hat. Ein wichtiger Mehrwert liegt in der Betonung von Prävention und in der Schaffung einer Gesamtstruktur, um das selbstverständliche Ziel der Beachtung gesetzlicher Vorschriften und betrieblicher Regelungen zu verfestigen. Dies erfolgt durch eine effiziente Organisation und transparent kommunizierte und verbindlich festgelegte Richtlinien, betriebliche Regelungen und Prozessabläufe. Auch die Durchführung von Schulungen und die Einführung eines Compliance-Berichtswesens zählen zu den wesentlichen Grundanforderungen, die im SWK-Konzern realisiert werden. 

Darüber hinaus dient das Konzern-CMS nicht nur der Schaffung und organisierten Hinterlegung von befolgungspflichtigen Regeln und Verantwortlichkeiten, sondern erfasst auch Maßnahmen zur Aufdeckung von Verstößen, die laufende Überwachung des Systems, seine betriebliche Kommunikation, fortlaufende Entwicklung und objektive Prüfung sowie die erforderliche Dokumentation, das notwendige Berichtswesen und die angemessene Unterstützung der Mitarbeiter bei der Umsetzung. Zu den Kernelementen der Compliance-Organisation des Stadtwerke Köln Konzerns gehören: 

  • ein Compliance-Berichtswesen,
  • die Einrichtung eines Hinweismanagementsystems,
  • die Einsetzung eines externen Ombudsmanns,
  • die Einrichtung von Compliance-Komitees,
  • die Benennung von Compliance-Beauftragten.

Über Werte, Regelungen, Prozesse und Organisation des CMS informiert ein Compliance-Leitfaden, der gemeinsam mit weiteren Informationen zu Compliance und Formularen für die tägliche Arbeit für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Intranet abrufbar ist. Auf den Internetseiten der Konzerngesellschaften wird auf die Person und die Aufgaben des Ombudsmanns hingewiesen.